Quelques points de vigilance pour que cette relation soit efficace :

Expliquer le rôle de l’accompagnateur et endosser pleinement cette responsabilité.

Le premier entretien est essentiel. L’accompagnateur doit notamment expliquer au candidat son rôle pendant toute la durée de l’accompagnement.

Le rôle de l’accompagnateur consiste à aider le candidat à :

• décrire son activité,
• analyser les spécificités des situations de travail rencontrées,
• examiner le travail réel et non le travail prescrit,
• prendre de la distance par rapport à ses différentes expériences,
• structurer et organiser sa pensée.

Gérer les difficultés qui émergent au cours de l’accompagnement.

Lorsqu’ils entreprennent leur démarche, certains candidats peuvent être en grande difficulté, sur le plan personnel et/ou professionnel. Ces difficultés peuvent être envahissantes et ainsi, nuire à la qualité des échanges. L’accompagnateur doit éviter les dérives et ne pas tomber dans l’assistanat :

• faire en sorte que les préoccupations personnelles du candidat ne l’empêchent pas de participer activement au travail d’exploration de son parcours et d’explicitation de ses activités ;
• maintenir la motivation du candidat, notamment si la date du jury de validation est éloignée dans le temps.

Parfois, l’accompagnateur peut se trouver lui-même en difficulté : par exemple, ne pas savoir répondre à une question du candidat, douter de la pertinence d’un élément de preuve, etc. Dans ce cas, il ne doit pas hésiter à faire appel à un collègue ou un autre acteur de la VAE (conseiller, référent...) pour dénouer la situation.

A savoir : Si l’accompagnateur repère des problèmes psychologiques et/ou sociaux qui dépassent le cadre de l’accompagnement, il peut renvoyer les candidats concernés auprès des professionnels compétents.

A titre d’exemple, la région Nord Pas de Calais a développé un « appui renforcé » qui permet de mobiliser les candidats tout au long de la démarche, grâce à un service continu tout au long de leur parcours.

Cette prestation vient compléter les autres prestations existantes (information-conseil, aide à la construction du dossier de recevabilité, accompagnement).

Elle permet ainsi l’articulation entre les différents dispositifs et acteurs afin d’éviter les ruptures de parcours et les abandons : un référent unique pour chaque bénéficiaire a été mis en place, proposant un accompagnement individuel par mail ou courrier électronique.

Certaines personnes ne maîtrisent pas suffisamment les savoirs de base pour être en mesure de préparer leurs dossiers de VAE. Il peut leur être proposé des formations de remise à niveau sur ces savoirs (calcul, lecture, écriture...). Différents outils et formation existent pour ces publics en difficultés. Par exemple, l’Agence nationale de lutte contre l’illettrisme a réalisé le référentiel des compétences clé en situation professionnelle : http://www.anlci.gouv.fr/

1- L’aide à la rédaction du dossier de validation

Plusieurs interlocuteurs sont à la disposition du candidat pour constituer son dossier de validation :

• L’accompagnateur VAE : il écoute, aide à formuler ; il connaît les cheminements possibles ; il fournit des indices et des repères ; il indique les obstacles éventuels ; il ne juge pas.
• Un expert du diplôme : il peut être contacté par le candidat, il explique les attendus du diplôme, les objectifs, les contenus... ; il peut aussi le mettre en lien avec des enseignants, d’anciens étudiants, des professionnels...
• Un expert professionnel : il peut être contacté par le candidat en fonction des besoins de sa démarche (directeur des ressources humaines, supérieur hiérarchique, collègue de travail...) ; il aide à la reconstitution et à la reconnaissance par le candidat des acquis de son expérience propre au sein de l’entreprise ou de l’organisation ; il l’aide à constituer et rassembler les preuves qui seront présentées au jury.

Quelques repères méthodologiques :

Indications d’ordre général :

• Se référer régulièrement au référentiel de certification Certification C’est le terme officiel qui recouvre des appellations différentes : diplôme, titre ou certificat de qualification professionnelle. et aux critères d’évaluation du jury ;
• Organiser et articuler les idées entre elles pour garantir la cohérence du dossier ; discerner l’important du superflu ;
• Favoriser l’expression orale et écrite du candidat et l’auto-questionnement ; valoriser et analyser la prise d’initiative du candidat, démontrer son esprit critique ;
• Entraîner le candidat à supprimer toute approximation, tout discours implicite ;
• Conseiller éventuellement des démarches complémentaires (cf. liste des interlocuteurs possibles pour le candidat).

Point de vigilance : Les activités peuvent avoir été exercées de façon continue ou discontinue, à temps plein ou à temps partiel. L’expérience, d’une durée minimale d’un an, est calculée par le cumul de ces activités et des périodes de formation, initiale ou continue en milieu professionnel.

L’entretien d’exploration du parcours :

il permet de recueillir les éléments biographiques et la liste des expériences du candidat.

Exemples de questionnement :

• Quelles sont les grandes étapes de votre parcours ? Comment les nommeriez-vous ?
• Quels sont les points communs et les points divergents entre ces différentes étapes ?
• Que retenez-vous de particulier de chacune de ces étapes ? A propos d’autrui ? A propos de vous-même ?
• Quels sont les événements de votre parcours qui, pour vous, constituent des échecs ? Des réussites ? En quoi ?
• Quel aurait été pour vous le parcours idéal ?

Un piège à éviter : une instruction trop précipitée du dossier. Entrer trop rapidement dans la rédaction du dossier risque d’en appauvrir le contenu.

L’entretien d’explicitation des activités :

il a pour objectif d’aider à verbaliser, mettre en mots une action particulière. Il permet donc d’obtenir une information particulièrement fine sur la manière dont un individu a réalisé une tâche.

Exemples de questionnements pour chacune des étapes utilisées au cours de cet entretien :

• Le découpage des activités en tâches
  L’activité consiste à …
• La contextualisation
  Pourquoi avez-vous choisi de décrire cette activité ? En quoi est-elle significative par rapport au diplôme visé ?
  Quel pourcentage de votre temps consacrez-vous à cette activité ?
  Depuis combien de temps exercez-vous cette activité ? Et dans d’autres environnements ?
• Le repérage des tâches répétitives, occasionnelles, exceptionnelles
• La description des séquences de travail
  Décrivez le déroulement type de cette activité. Les tâches sont-elles indissociables les unes des autres ?
  Décrivez le produit, le bien ou le service résultant de cette activité
  Les actions nécessaires au bon accomplissement de cette activité suivent-elles un mode opératoire prédéfini ? Décrivez en détail.
• Les conditions de réalisation des tâches
  Dans quel environnement se déroule cette activité ?
  Avec qui êtes-vous en relation pour réaliser cette activité ? En interne et à l’extérieur ?
  Quelles sont les tâches sous votre entière responsabilité ?
• La réflexion et la conception de l’activité
  De quelles informations avez-vous besoin ?
  Quelles sont les différentes méthodes utilisées pour réaliser cette activité ? Identifiez-vous plusieurs modes opératoires ?
  Quels tests, expérimentations effectuez-vous ? Comment ?
• La préparation
  Lors de cette phase, quels sont vos marges d’autonomie et d’initiative ?
  Qu’anticipez-vous ? Que recherchez-vous ? Qu’examinez-vous ?
  Comment planifiez-vous votre temps ? Vos actions ? Celui de votre équipe ?
• Les moyens mis en œuvre pour conduire l’activité
  Quelles questions posez-vous ou vous posez-vous ?
  De quelles connaissances théoriques et pratiques avez-vous besoin ?
  Généralement, de combien de temps disposez-vous ?
• La réalisation de l’activité
  Quand devez-vous intervenir et où ? Qui le décide ?
  Par quoi commencez-vous ? Quels sont vos observations, vos paroles, vos gestes ?
  Quels sont les procédures, méthodes, protocoles que vous appliquez ?
  Qu’évitez-vous de faire ? Quelles précautions prenez-vous ?
• L’analyse du résultat obtenu
  Qui contrôle et valide cette activité au final ? Comment ?
  Que faites-vous en cas de non-conformité ? Comment l’expliquez-vous ?
  Faites-vous un compte-rendu, un rapport de fin d’activité ? Comment ?
• Ce qu’il faut en déduire
  Que faut-il nécessairement connaître pour réussir cette activité ?
  Qu’avez-vous appris de nouveau en réalisant cette activité ?
  Si vous avez effectué cette même activité dans d’autres entreprises ou dans un environnement extra-professionnel, comparez vos différentes expériences

Un conseil : donner de l’importance et du sens à chacune des activités décrites, (professionnelles ou extraprofessionnelles), même celles qui semblent insignifiantes !

L’élaboration du dossier de validation :

rapprocher expérience, référentiel de certification Référentiel de certification C’est un document qui décrit précisément les capacités, compétences et savoirs exigés pour l’obtention de la certification visée. et compétences, c’est-à dire sélectionner avec le candidat les éléments de son parcours (activités professionnelles et extraprofessionnelles) qui sont en rapport direct avec le diplôme auquel il postule, afin de les présenter dans son dossier, de façon lisible et compréhensible pour le jury.

• Mettre en évidence les connaissances que les formations suivies (en inter ou intra entreprise, en formation professionnelle continue, à la demande de son employeur, à son initiative personnelle, diplômantes ou non diplômantes...) lui ont permis d’acquérir.
• Mettre en évidence en quoi les activités réalisées en milieu professionnel (salariées ou non salariées) sont signes de mobilisation d’aptitudes Aptitudes Qualité dont fait preuve un individu, qui le rend potentiellement capable d’accomplir une tâche. On dit qu’il est « apte à ». et de connaissances. Montrer en quoi elles expriment des compétences.
• Montrer que les activités réalisées dans le cadre d’une activité personnelle (sociales, individuelles, voyages, lectures, écriture, réalisations artistiques ou autres...) ont été l’occasion d’apprentissages en autodidacte.
• Penser à joindre un glossaire des termes utilisés

Le rassemblement et le choix des éléments de preuves :

• Les preuves administratives : photocopies des diplômes, des programmes et contenus des formations suivies...
• Les preuves en appui de la présentation et de l’analyse de l’expérience : il ne s’agit pas de rassembler tous les documents qui justifient l’expérience décrite par le candidat, mais de joindre uniquement ceux qui révèlent les compétences les plus représentatives de la certification visée (rapport d’activités, projets, articles, revue de presse, organigramme, compte-rendu de réunion, lettre de mission, schéma d’un processus de fabrication, ouvrage, sculpture, film, etc.).

Un piège à éviter : trop de preuves rend confus l’ensemble du dossier de validation.

La relecture attentive et critique pour une amélioration des rédactions successives du candidat :

• Des recommandations de fond s’appuyant sur les grilles de lecture des jurys ;
• Un diagnostic sur les éventuelles lacunes, et les conseils pour y remédier ;
• Une aide à l’expression écrite des compétences : méthode de structuration des écrits, vérification de la logique entre faits et idées, etc. ;
• Des suggestions de corrections syntaxiques, de style, de vocabulaire, etc. ;
• Des suggestions pour documenter, illustrer, rendre plus attrayant le dossier, etc.

Un conseil à donner au candidat : faire également relire son dossier par un tiers !

Consultez également la fiche outil : Rédiger votre dossier de validation

2 - La préparation à la mise en situation professionnelle

Quelques points essentiels à expliquer au candidat :

• La mise en situation professionnelle ne doit pas être ressentie comme une situation d’examen classique. C’est une situation de travail (réelle ou reconstituée) où le candidat doit se sentir libre de poser des questions complémentaires, de se déplacer, etc.
• Ce n’est pas une simple formalité : même si le candidat est à l’aise dans son travail, qu’il est un professionnel reconnu dans son entreprise, il doit préparer sérieusement cette épreuve.
• C’est une modalité d’évaluation accessible, réalisable et réaliste. Rassurez les candidats en leur rappelant qu’ils répondent aux critères exigibles de la VAE et qu’ils disposent des compétences nécessaires pour obtenir tout ou partie de la certification.
• La mise en situation permet d’apprécier différents registres de compétences en même temps. L’autonomie et l’esprit d’initiative peuvent être plus facilement perçus dans ce cadre.

Consultez également la fiche outil : La mise en situation professionnelle en pratique

3 - La préparation à l’entretien avec le jury

Conseils méthodologiques à donner au candidat

Avant l’entretien :

• Relire soigneusement et s’imprégner du référentiel de certification et du dossier de validation ;
• Noter les points du dossier qui semblent fragiles et préparer leur développement, avec précisions et ajout de preuves supplémentaires ;
• Elargir la réflexion sur le métier, ses conditions d’exercice, le secteur professionnel ;
• S’entraîner, si possible devant un public (entourage familial, amical, professionnel), à la présentation orale et à l’argumentation des éléments constitutifs du dossier.

Pendant l’entretien

• Ne pas hésiter à faire préciser ou reformuler les questions si nécessaire ;
• Etre rigoureux et attentif aux questions du jury pour être sûr de ne pas répondre à côté ;
• Rester honnête dans les réponses apportées ;
• Utiliser un vocabulaire professionnel précis pour avoir plus d’assurance et donner de la pertinence à vos propos ;
• Etre concis et efficace : éviter les détails inutiles
• Respecter le temps limité qui est indiqué : un entretien dure en moyenne 45 minutes (cette durée varie selon la certification).

Le jour J, le candidat ne doit pas oublier :

• sa convocation,
• sa pièce d’identité,
• son dossier de validation et sa présentation synthétique éventuelle
• d’être ponctuel et avoir une apparence soignée : l’image est importante aussi.

A savoir :

Il existe une charte de déontologie des membres de jury de validation des acquis de l’expérience, créée en 2009, par le Comité interministériel pour le développement de la VAE. Les points essentiels de cette charte sont :


• la neutralité vis à vis du candidat,
• l’objectivité de l’évaluation,
• le respect de la confidentialité,
• l’égalité de traitement,
• la solidarité de la décision du jury.

Consultez également la fiche outil : Se préparer à l’entretien devant le jury Consultez la fiche outil : Charte de déontologie des membres de jury de VAE

4 – Spécificités de l’accompagnement post-jury

En cas de validation partielle, le candidat peut solliciter un accompagnement complémentaire. Les spécifités relatives à cet accompagnement sont détaillées dans la fiche « l’étape post jury VAE » que vous pouvez télécharger.

Consultez la fiche outil : L’étape post-Jury VAE